Jak nie dopuścić do konfliktu z wykonawcą?

Spis treści:

• Komunikacyjny „must have”
• W gotówce czy przelewem?
• Warto sporządzić przedmiar
• Kto bierze odpowiedzialność?
• Skalkuluj ryzyko

Zbierając się za napisanie tego artykułu przypomniały mi się perypetie mojego kolegi, któremu w celu zachowania anonimowości nadałem imię Michał. A więc Michał od 4 lat jest w trakcie przebudowy i wykańczania domu. Michał zaangażował do budowy domu w stanie deweloperskim znajomego wykonawcę. Pomimo, szeregu nieprawidłowości i błędów, których dopuścił się ów wykonawca, Michał cały czas trwał z wykonawcą w pokojowej czy wręcz kumpelskiej relacji, obawiając się być może, że w innym przypadku nie uda się doprowadzić budowy do końca. W psychologii zagadnienie to jest opisywane jako „pokojowe współistnienie”. Metoda ta, choć czasem użyteczna, może prowadzić do odradzania się problemów i przenoszenia konfliktu w kontekście innych zdarzeń, nie gwarantując trwałego porozumienia. Tak właśnie stało się w przypadku Michała.

W chwili gdy piszę ten artykuł prace nadal się nie zakończyły. Koszty budowy domu przekroczyły znacząco budżet, którym dysponował Michał. Eskalacja konfliktu, do której finalnie doszło na etapie realizacji stanu deweloperskiego poskutkowała kompletnym brakiem zaangażowania i w efekcie skonfliktowaniem się z innym wykonawcą odpowiedzialnym za prace wykończeniowe. Obie strony nie potrafiły się ze sobą dogadać i unikały wzajemnej konfrontacji. Doprowadziło to do wręcz kuriozalnej sytuacji, w której Michał nie chciał zapłacić za zrealizowane w jego mniemaniu niezgodnie z projektem prace, z drugiej strony wykonawca obawiając się konfrontacji unikał przez długi czas kontaktu z Michałem. Tutaj przychodzi mi na myśl inne pseudorozwiązanie konfliktu polegające na tzw. odroczeniu. Odwlekanie działań, czekanie na zmiany losu i zdarzenia pogłębia konflikt, utwierdza strony w swoich racjach. Z czasem przenosi się na obronę godności i honoru, a pierwotny problem traci na znaczeniu.

Można przytoczyć szereg podobnych sytuacji, gdy brak chęci lub umiejętności zażegnania konfliktu zarówno przez inwestora staje się przyczyną nowych konfliktów na innych polach. Postanowiłem podzielić się z Wami kilkoma wskazówkami, które liczę, że pomogą Wam uniknąć zapętlenia się w spiralę konfliktu, który zdarza się, że zostaje wywołany przez całkowicie błahą sytuację.

Komunikacyjny „must have”

• Projekt nie jest instrukcją LEGO, lecz obrazuje efekt końcowy w określonym poziomie dokładności. Nie oczekuj, że przekazując projekt wykonawca będzie dokładnie wiedział co i w jakiej kolejności ma wykonać.
• Wykonawca chce wykonać, rozliczyć się z określone prace i zająć się kolejnym zleceniem. W wielu sytuacjach będzie unikał podejmowania decyzji. Bądź przygotowany na to, że to ty będziesz zmuszony przejąć pałeczkę i określić jakie są twoje oczekiwania również od strony technicznej. Warto się do tego zawczasu przygotować. Nie rób tego jednak w zbyt wcześniej. W przypadku remontu lub adaptacji wiele rzeczy „okazuje się” w trakcie realizacji.
• Chcąc przyśpieszyć proces ofertowania i z drugiej strony uniknąć nieporozumień przy rozliczeniu samodzielnie sporządź przedmiar np. ze wskazaniem powierzchni ścian i sufitów do pomalowania, wykończenia płytkami itd. Warto wymóc na wykonawcy, żeby przygotował ofertę w oparciu o przedmiar, który mu przekażesz i jego stawki jednostkowe. Jeśli coś będzie wymagało korekty, albo wykonawca będzie dokonywał wyliczenia w inny sposób ustalcie to ze sobą. Pamiętaj, jednak, żeby zawsze operować liczbami.
• Bądź aktywny w trakcie budowy. Pojawiaj się na niej regularnie, nadzoruj, ale z drugiej strony zapewniaj wsparcie wykonawcy poprzez jednoznaczne informowanie na temat swoich oczekiwań co i jak ma zostać wykonane. Wykonawca nie może zrobić sobie przerwy i czekać na twoją decyzję. Brak reakcji z twojej strony może poskutkować, że prace zostaną wykonane w inny sposób niż oczekiwałeś.
• Dbaj o rejestrowanie komunikacji. Świetnie sprawdzają się do tego celu komunikatory, które mamy zainstalowane w telefonie. Tutaj jedna sugestia, wykonawcy, którzy przyjeżdżają do Polski w celach zarobkowych bardzo często posługują się Viber. Jeśli o czymś mówisz lub coś ustalacie opisz to następnie w wiadomości. Nie licz na to, że wykonawca się tym zajmie.

W gotówce czy przelewem?

Rozliczenie tylko w gotówce, to przysłowiowe „faktura nie jest mi potrzebna”. Właśnie w ten sposób napędzasz szarą strefę! Dzięki podatkom, które płacisz w naszym kraju realizowanych jest szereg inwestycji, których nie dostrzegasz w codziennym życiu. Można oczywiście poddawać w wątpliwość sposób w jaki sposób środki pochodzące z podatków są wydatkowane, niemniej jednak żyjemy w Państwie, którego kształt w dużej mierze zależy od nas samych. Pamiętaj również, że zgodnie z art. 41 Ustawy o podatku od towarów i usług usługi budowlane, które są realizowane w obiektach budownictwa mieszkaniowego lub ich części, objęte są 8% stawką VAT. Tyczy się to domów jednorodzinnych o powierzchni użytkowej poniżej 300 m2 i mieszkań poniżej 150 m2.

W celu skorzystania z obniżonej 8% stawki VAT informacja na temat powierzchni lokalu powinna m.in. zostać wskazana w umowie z wykonawcą. Obniżona stawka obejmuje zarówno robociznę jak i zakup materiałów.

Pamiętaj również, że jeśli wykonawca unika podpisania umowy lub np. nie ma kasy fiskalnej to jego firma może być źle zarządzana, a być może wcale. Taka firma może być w trudnej kondycji finansowej, może mieć długi i zatrudniać pracowników bez wymaganych zezwoleń. Warto dodać, że niesie to ze sobą kolejne ryzyko, związane z potencjalnymi wypadkami, do których może dojść na terenie inwestycji. Tak drogi czytelniku w takim wypadku może się zdążyć, że to ty będzie podnosiło odpowiedzialność za wypadek, który przytrafił się osobie, która oficjalnie nie była zatrudniona i znalazła się w twoim mieszkaniu lub domu incydentalnie.

Warto sporządzić przedmiar

Wykonawcy bardzo często bagatelizują kwestię rozliczeń. Co może wydać się absurdalne zdarza się, że odwlekają rozliczenie, a gdy przychodzi termin wypłaty nie są przygotowani i nie dysponuję niezbędnymi wyliczeniami. Powoduje to oczywisty niepokój i obawy. Przyczyna tego problemu, zwłaszcza w przypadku mniejszych firm wykonawczych wynika z faktu, że osoby, które je reprezentują nie mają często kompetencji zarządczych. W ich kręgu zainteresowań pozostają w pierwszej kolejności aspekty techniczne realizowanych prac. Z pewnością podziękują Ci, jeśli zajmiesz się ewidencją realizowanych prac. Podstawę zarówno do ewidencji prac jak i rozliczeń stanowi przedmiar, czyli tabelaryczne zestawienie powierzchni, długości i ilości wszystkich elementów budynku lub wnętrza, które podlegają budowie, remontowi lub wymianie. Sporządzenie przedmiaru może zająć trochę czasu, ale pozwoli na większą kontrolę realizowanych prac.

Żeby usprawnić wycenę kosztów realizacji można umówić się z wykonawcą na określony zryczałtowany koszt początkowy i dokonywać pomiarów jedynie w zakresie prac, których zakres się zwiększa lub zimniejsza.

Kto bierze odpowiedzialność?

Oczekiwaniem każdego inwestora jest to, żeby prace zostały zrealizowane bez żadnych przeszkód, w terminie i założonym budżecie. Nie bez powodu jednak nazywa się budowę domu lub adaptację lokalu do nowych potrzeb inwestycją. W zarządzaniu projektami bardzo ważnym elementem planowania projektu jest analiza ryzyka. Niestety nie wszystko uda się zrealizować tak jak byś chciał. W trakcie realizacji będziesz niejednokrotnie zmuszony samodzielnie podjąć decyzję dotyczącą różnorodnych aspektów technicznych realizowanych prac. Poza wspomnianą już bierną lub inaczej reaktywną (odwrotność pro-aktywności) postawą wykonawców na rynku dostępne jest tak dużo rozwiązań technicznych, że nie jest możliwe, żeby znała je wszystkie jedna osoba, tym bardziej jeśli jest wyspecjalizowana tylko w określonym obszarze. O ile w pewnym zakresie uda się uniknąć przykrych niespodzianek poprzez odpowiednie zapisy w umowie z wykonawcą o tyle w szerszym kontekście to ty jako inwestor odpowiadasz za powodzenie lub niepowodzenie projektu, któremu nadałeś bieg.

Skalkuluj ryzyko

Jeśli coś pójdzie nie tak z pewnością staniesz przed dylematem czy dać drugą szansę czy też szukać nowego wykonawcy co będzie się wiązało z opóźnieniem terminu zakończenia prac. Zanim podejmiesz kolejny krok spróbuj oczami wyobraźni postawić się w roli wykonawcy. Jeśli nie masz całkowitej pewności co do tego, że prace zostały wykonane niezgodnie ze sztuką a problem może mieć zupełnie inne podłoże zawsze namawiam do szukania kompromisu. Możesz np. zasugerować obniżoną stawkę tytułem korekty części prac. Takie podejście w ostatecznym rozrachunku przyniesie Ci więcej pożytku niż strat.

Czasami jednak do sprawy potrzeba podejść konkretnie i dążyć do możliwie szybkiego rozwiązania umowy. Jeśli prace będą realizowane a mimo to będziesz wstrzymywać wypłatę z powodu np. złej jakości ich wykonania, to może się zdarzyć, że wykonawca nie zapłaci sowim pracownikom a Ci w ramach tzw. cichej zemsty doprowadzą do szeregu utajonych usterek. Takiej sytuacji można się w szczególności spodziewać po firmie, która działa we wspominanej już szarej strefie i nie ma płynności finansowej. Warto w tym wypadku rozwiązać umowę bez zbędnej zwłoki i dochodzić swoich ewentualnych praw poza placem budowy.

Każda budowa lub remont przypomina operację na żywym organizmie. Kwestia ta będzie w większym stopniu dotyczyła przebudowy lub adaptacji istniejącego lokalu niż np. budowy nowego domu na pustej działce. Niemniej jednak, tutaj również pojawi się szereg wyzwań, które mogą stać się przyczyną potencjalnych konfliktów w komunikacji z wykonawcami. Pamiętaj, że kluczowe znaczenie ma dobrze napisana umowa. Nie rozpoczynaj realizacji bez określenia szczegółowych warunków współpracy! Po drugie zadbaj o regularne wizyty i weryfikację tego co zostało już wykonane. Zarezerwuj sobie też czas na szukanie informacji na temat metod wykonywania poszczególnych prac. Jeśli coś wyda Ci się bardziej skomplikowane zadawaj pytania, a jeśli wykonawca okaże się nieuczciwy lepszym rozwiązaniem może okazać się natychmiastowe rozwiązanie umowy.  Mając uwzględnioną w harmonogramie rezerwę na nieprzewidziane zdarzenia unikniesz przykrych niespodzianek i zrealizujesz swój plan czego Ci szczerze życzę. Do dzieła!